بلوک‌بندی زمان چیست و چطور روزم را بلوک‌بندی کنم؟
خلاصه: بلوک‌بندی زمان یعنی به‌جای فقط فهرست کار، برای هر نوع کار یک بازه‌ی مشخص در تقویم رزرو کنید. ظرفیت واقعی روز را نشان می‌دهد و جلوی انجام کارهای کم‌اهمیت به‌جای کارهای اصلی را می‌گیرد.
فرق با فهرست کار
فهرست کار می‌گوید «چه»، بلوک‌بندی می‌گوید «کی». وقتی هر کار جای مشخصی در روز ندارد، کارهای کوچک و فوری همهی روز را می‌بلعند و کار اصلی به شب می‌رسد. بلوک‌بندی ظرفیت را هم نشان می‌دهد: وقتی ببینید فقط شش ساعت قابل‌استفاده دارید، دیگر ده ساعت کار برنامه نمی‌ریزید.
مراحل
- قرارهای ثابت (جلسه، رفت‌وآمد، غذا) را اول روی تقویم بنویسید.
- بازه‌ی تمرکز عمیق ۹۰ تا ۱۲۰ دقیقه‌ای برای کار اصلی بگذارید.
- یک بلوک ۳۰ دقیقه‌ای برای پیام‌ها و کارهای کوچک تعیین کنید.
- بین بلوک‌ها ۱۰ تا ۱۵ دقیقه فاصله بگذارید.
- آخر روز، اگر چیزی عوض شد، بلوک‌های فردا را اصلاح کنید.
مثال یک روز
- ۰۸:۳۰ تا ۱۰:۳۰ کار اصلی
- ۱۰:۳۰ تا ۱۱:۰۰ پیام‌ها
- ۱۱:۰۰ تا ۱۲:۳۰ جلسه‌ها و تماس‌ها
- ۱۴:۰۰ تا ۱۶:۰۰ کار دوم
- ۱۶:۰۰ تا ۱۶:۳۰ مرور و برنامه‌ی فردا
اشتباه‌های رایج
برنامه‌ی بی‌فاصله؛ تخمین بیش‌ازحد خوش‌بینانه؛ و جابه‌جا نکردن بلوک‌ها وقتی چیزی عوض شد. بلوک‌بندی یک برنامه‌ی زنده است، نه قرارداد. اگر هر روز بلوک‌هایتان از هم می‌پاشد، مدت بلوک‌ها را بلندتر و تعداد آن‌ها را کمتر بگیرید.
وقتی بلوک‌ها به‌هم می‌ریزند
اگر یک بلوک طول کشید، بلوک‌های بعدی را در تقویم جابه‌جا کنید و کمتر مهم‌ترین‌ها را حذف. اگر هر روز چنین است، بلوک‌های «حائل» ۳۰ دقیقه‌ای بین بلوک‌ها بگذارید و تخمین‌ها را بزرگ‌تر کنید. هدف برنامه‌ی کامل نیست؛ این است که بدانید وقت‌تان کجا می‌رود.
در دست‌نویس
در تقویم شمسی برای هر بلوک یک رویداد با ساعت و رنگ بسازید (مثلاً آبی برای کار عمیق، نارنجی برای جلسه). نمای ماه مناسبت‌ها و تعطیلات را هم نشان می‌دهد تا روز تعطیل را اشتباهی بلوک نکنید. کارهای بلوک را در بخش «کارها» با سررسید همان روز بنویسید تا هر دو دیده شوند.
پرسش‌های پرتکرار
اگر کارها از زمان بلوک بیشتر شد؟
همان بلوک را متوقف کنید، باقیمانده را در بلوک بعدی همان نوع کار بگذارید و ببینید تخمینتان چقدر کم بود تا دفعهی بعد دقیقتر باشد.
برای کار واکنشمحور هم مناسب است؟
تا حدی؛ حتی اگر نمیتوانید همهی روز را بلوک کنید، یک یا دو بلوک محافظتشده برای کار مهم کافی است.