صورت‌جلسه‌ی مؤثر: چطور جلسه به اقدام تبدیل شود؟
خلاصه: صورت‌جلسه‌ی مؤثر کوتاه است: دستور کار، تصمیم‌ها و فهرست اقدام‌ها با مسئول و مهلت. ارزش اصلی در پیگیری اقدام‌هاست، نه در ثبت همه‌ی جملات؛ ثبت اقدام‌ها را در خود جلسه انجام دهید.
قبل از جلسه
دستور کار را بنویسید و برای هر مورد زمان تعیین کنید. اگر دستور کار ندارید، شاید جلسه لازم نیست؛ پیام یا سند کافی است.
حین جلسه
- تصمیم‌ها را جدا از بحث‌ها بنویسید.
- هر اقدام را همان لحظه با نام و تاریخ بنویسید.
- اگر موردی حل نشد، به جلسه‌ی بعد منتقل کنید.
قالب
- تاریخ و شرکت‌کنندگان
- دستور کار
- نکات مطرح‌شده (کوتاه)
- تصمیم‌ها
- اقدام‌ها: چه کسی، چه کاری، تا کی
بعد از جلسه
تا ۲۴ ساعت صورت‌جلسه را به شرکت‌کنندگان بدهید. اقدام‌هایی که در جلسه‌ی بعد مرور نشوند، فراموش می‌شوند؛ جلسه‌ی بعد را با مرور اقدام‌های قبلی شروع کنید.
اشتباه‌های رایج صورت‌جلسه
- ثبت همه‌ی جمله‌ها به‌جای تصمیم‌ها
- اقدام بدون مسئول یا مهلت
- ارسال دیرهنگام
- نداشتن مرور اقدام‌ها در جلسه‌ی بعد
در دست‌نویس
قالب «صورت‌جلسه» را بردارید؛ اقدام‌ها چک‌لیست‌اند و می‌توانند مسئول و سررسید بگیرند و در «کارها» دیده شوند. در بخش «کسب‌وکار» هم جلسه‌ها با دستور کار و مصوبه ثبت می‌شوند. رویداد جلسه را در تقویم بگذارید.
پرسش‌های پرتکرار
صورت‌جلسه را کسی ویرایش نکند؟
برای اعضا دسترسی «مشاهده» بدهید و فقط یک نفر ویرایش کند، یا نسخه‌ی عمومی فقط‌خواندنی بسازید.